Kirjanpitolaki määrää kaksi eri säilytysaikaa aineistotyypin mukaan. Tositteet säilytetään 6 vuotta, kirjanpitokirjat ja tilinpäätösasiakirjat 10 vuotta.
| Asiakirjatyyppi | Säilytysaika vähintään | Laki / lähdeviite |
|---|---|---|
|
Tositteet
Laskut, kuitit, pankki- ja kassatositteet, palkkalaskelmat ym.
|
6 vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta
|
Kirjanpitolaki (1336/1997) 2 luku 10 a § |
|
Viranomaisilmoitukset
Arvonlisäveroilmoitukset, tuloveron veroilmoitukset ym.
|
6 vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta
|
Kuuluvat kirjanpitoaineistoon liiketapahtumia koskevana kirjeenvaihtona. Kirjanpitolaki (1336/1997). |
|
Tilinpäätös ja kirjanpitokirjat
Päiväkirja, pääkirja, tase-erittelyt, tililuettelot, kirjanpitoaineistoluettelo, toimintakertomus.
|
10 vuotta tilikauden päättymisestä
|
Kirjanpitolaki (1336/1997) 2 luku 10 §: kirjanpitokirjat on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. |
|
Palkkakirjanpito
Palkkakortti, palkkalista, yhteenveto maksetuista palkoista ja ennakonpidätyksistä (osakirjanpito).
|
10 vuotta tilikauden päättymisestä
|
Ensisijainen peruste: KPL 2:10 § – palkkakirjanpito on osakirjanpito. Myös ennakkoperintälaki (1118/1996) 3:36 § edellyttää 10 v. säilytystä. Tulorekisterin 10 v. takautuva korjausvelvollisuus tukee samaa aikaa (Verohallinnon ohje A108/200/2018).
|
Huomiot
Palkkakirjanpidon ja palkkalaskelmien ero
Yksittäiset palkkalaskelmat ovat tositteita (KPL 2:10a §) → säilytysaika 6 vuotta. Palkkakirjanpito kokonaisuutena (palkkakortti, palkkalista, osakirjanpito) on kirjanpitokirja (KPL 2:10 §) → säilytysaika 10 vuotta.
Ajan laskemistapa
6 vuoden määräaika alkaa sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi.
10 vuoden määräaika alkaa suoraan tilikauden päättymispäivästä.
Poikkeukset ja pidemmät säilytysajat
- Kiinteistöinvestoinnit: arvonlisäverolain mukaan tositteet säilytetään 13 vuotta tarkistuskauden alkamisvuoden lopusta (AVL 120a §).
- EU-tuet ja hankerahoitus: rahoittaja voi edellyttää normaalia pidempää säilytystä – tarkista tukipäätöksestä.
- Työsopimukset: suositellaan säilytettäväksi 10 vuotta työsuhteen päättymisestä (TSL – työtodistuksen pyyntöoikeus).
- Nämä ovat vähimmäisaikoja. Pidemmästä säilytyksestä ei ole haittaa, kunhan tietosuoja huomioidaan.
Lakiviitteet lyhyesti
- KPL 2:10 § – kirjanpitokirjat ja tilinpäätös → 10 vuotta
- KPL 2:10a § – tositteet ja liiketapahtumien kirjeenvaihto → 6 vuotta
- EPL 3:36 § – palkkakirjanpito → 10 vuotta (tukee KPL:tä)
- AVL 120a § – kiinteistöinvestointitositteet → 13 vuotta
- Verohallinnon ohje A108/200/2018 – tulorekisterin 10 v. korjausvelvollisuus
Tietosuunta hoitaa arkistoinnin
Kirjanpito-ohjelmamme säilyttää kirjanpidon tausta-aineistot, laskut, palkat sekä kirjanpidon päivä- ja pääkirjat sähköisessä muodossa.
Yrityksen on tulostettava ja tallennettava tärkeät dokumentit ja allekirjoitetut tilinpäätösasiakirjat paperidokumenttina ja pdf-tiedostoina.
