Taloushallinto pienyritykselle: Laskut, Ostot, Palkat ja Kirjanpito – valintaopas

Kun laskutus tehdään yhdessä paikassa, ostolaskut toisessa ja kirjanpito tilitoimistossa, aikaa kuluu turhaan. Taloushallinnon ohjelmiston valinta ei ole vain ohjelmistohankinta, vaan tapa poistaa käsityötä, päällekkäistä työtä ja epävarmuutta siitä, missä oikea tieto milloinkin on.

Pienessä ja keskisuuressa yrityksessä taloushallinnon pitää tukea tekemistä. Yrittäjän pitää nähdä nopeasti, mitä on laskutettu, mitä on maksettavana, paljonko rahaa on tulossa ja mitä pitää hoitaa ennen kuunvaihdetta tai ALV-ilmoitusta. Jos sama tieto pitää etsiä useasta paikasta, ohjelmisto ei auta vaan lisää työtä.

Mitä ohjelman pitäisi hoitaa?

Toimiva ratkaisu on ennen kaikkea yhtenäinen: myyntilaskutus, ostolaskujen käsittely, kirjanpito, palkanlaskenta, työajanseuranta ja pankkiyhteydet toimivat samassa ympäristössä. Käytännössä hyöty näkyy nopeasti: lähetetty myyntilasku siirtyy kirjanpitoon, pankkitilille tuleva maksu kohdistuu laskuun automaattisesti ja ostolaskun maksu näkyy suoraan ostolaskujen listassa. Virheiden määrä pienenee, koska manuaalisia välivaiheita on vähemmän.

Ohjelmisto voi näyttää hyvältä, mutta ratkaisevaa on se, kuinka monta työvaihetta jää pois. Jos myyntilaskut pitää siirtää käsin kirjanpitoon ja tiliotteet tarkistaa yksitellen niin työaikaa kuluu turhaan.

Yksi järjestelmä vai monta erillistä työkalua?

Erilliset työkalut voivat näyttää aluksi edullisilta, jos laskutus, kuittien käsittely ja kirjanpito ostetaan omista palveluistaan. Ongelma syntyy, kun tiedot eivät kohtaa: joku vie aineiston csv-tiedostona, toinen tarkistaa sen käsin ja kolmas korjaa puuttuvia tietoja.

Yhdessä järjestelmässä etu ei ole vain mukavuus vaan näkyvyys talouteen. Kun samasta näkymästä näkee avoimet myyntisaamiset, ostovelat, maksutapahtumat ja kirjanpidon tilanteen, päätöksiä voi tehdä ajantasaisen tiedon perusteella – kassavirtaa ei tarvitse arvioida muistista.

Mistä kokonaiskustannus muodostuu?

Pelkkä kuukausimaksu ei kerro paljon. Jos ohjelma vaatii rinnalle toisen palvelun palkkoihin ja kolmannen ostolaskuihin, kokonaiskustannus kasvaa. Ajantasaiset hinnat löydät hinnastosta.

Kotimaisuus ei ole mainoslause vaan käytännön asia

Suomalainen taloushallinto sisältää paljon paikallisia vaatimuksia: ALV-kannat ja -ilmoitukset OmaVeroon, tulorekisteri-ilmoitukset, verkkolaskutus ja suomalaiset pankkiyhteydet. Kotimaisessa ohjelmistossa nämä ovat sisäänrakennettuja perusasioita, eivät erikseen ohjelmaan lisättyjä.

Selainpohjaisuus keventää käyttöönottoa

Pk-yrityksen ohjelma ei saa olla raskas ottaa käyttöön. Selainpohjaista järjestelmää käytetään miltä tahansa koneelta ilman asennuksia tai omaa palvelinta, ja kirjanpitäjä tai tilitoimisto pääsee samaan aineistoon omilla tunnuksillaan. Paras etenemistapa on yleensä vaiheittainen: ensin myyntilaskutus ja pankkiyhteys, sitten ostolaskut, kirjanpito ja palkanlaskenta. Näin työ ei mene kerralla uusiksi, ja huomaat nopeasti, missä automaatio tuottaa eniten hyötyä.

Usein kysyttyä