Kirjanpito-ohjelma tilitoimistolle ja pienyritykselle – usean yrityksen hallinta yhdessä järjestelmässä

Joka kuukausi aineistoja etsitään, tapahtumia täsmäytetään ja palkkatiedot siirretään järjestelmästä toiseen. Ongelma ei ratkea ylitöillä ja kiireellä – se ratkeaa oikealla ohjelmistolla.

Kun tilitoimisto hoitaa usean asiakkaan kirjanpitoa, ongelma ei yleensä ole yksittäinen kirjaus vaan kokonaisuus: tietoja on eri järjestelmissä, käyttäjiä on monta ja virheiden mahdollisuus kasvaa, kun samaa tietoa siirretään käsin. Ohjelmistovalinta vaikuttaa suoraan työn sujuvuuteen, kannattavuuteen ja siihen, kuinka paljon aikaa jää varsinaiselle asiantuntijatyölle.

Moniyrityskäyttö on lähtötaso

Se, että järjestelmään voi perustaa useita yrityksiä, ei välttämättä riitä. Se voi ratkaista, että käyttäjä voi siirtyä yrityksestä toiseen helposti, näkee olennaiset tiedot ja hallitsee oikeuksia hallitusti. Jos laskutus tehdään yhdessä paikassa, ostolaskut toisessa, palkat kolmannessa ja kirjanpito neljännessä, työ ei nopeudu, vaikka jokainen yksittäinen työkalu olisi hyvä – hajanaisuus tuo kaksoissyöttöä, tarkistamista ja katkoksia tiedonkulkuun.

Käytännöllinen ratkaisu kokoaa yhteen ainakin laskutuksen, kirjanpidon, palkanlaskennan, ostolaskujen käsittelyn ja pankkiyhteydet. Kun myyntilaskut siirtyvät kirjanpitoon ilman erillistä vientiä ja pankkitapahtumat kohdistuvat automaattisesti, kirjanpidon perusaineisto syntyy valmiiksi jäsenneltynä – juuri niissä kohdissa, joihin tilitoimiston työaika muuten kuluu.

Näkyvyys asiakkaan aineistoon säästää selvittelyltä

Tilitoimisto tarvitsee nopeasti tiedon siitä, missä vaiheessa kunkin asiakkaan aineisto on: mitä puuttuu, mitä on hyväksytty ja mitä on vielä käsiteltävä. Kun ohjelma näyttää tämän selkeästi, aikaa ei kulu asiakkaiden perään kyselyyn. Asiakas puolestaan laskuttaa, toimittaa ostolaskut ja tarkistaa perustiedot samassa ympäristössä omilla tunnuksillaan – ilman erillisiä tiedostoja ja sähköpostiketjuja. Käyttöoikeusroolit rajaavat, mitä yrittäjä, työntekijä, palkanlaskija ja kirjanpitäjä kukin näkevät.

Automaatio sinne, missä se oikeasti säästää

Hyödyllisintä automaatiota tilitoimistolle ovat pankkiaineiston tuonti, maksujen kohdistus ja toistuvien kirjausten käsittely. Hyvä ohjelma ei kuitenkaan pakota automatisoimaan kaikkea: kun tosite vaatii tulkintaa, kirjanpitäjän kontrolli pysyy tallessa. Olennaista on, että poikkeamat löytyvät selkeästi eikä tehokkuus käänny itseään vastaan.

Kenelle yhtenäinen järjestelmä sopii parhaiten?

Yhtenäinen järjestelmä on parhaimmillaan, kun asiakkaina on pieniä yrityksiä ja toiminimiä. Toistuvat prosessit yhdenmukaistuvat ja tehokkuusetu syntyy nopeasti. Hyvä valinta vähentää käsityötä ilman, että hallittavuus kärsii – ja vapauttaa aikaa siihen, mistä asiakas on valmis maksamaan: selkeään talousnäkymään, varmuuteen ja käytännön neuvontaan.

Usein kysyttyä