Laskutusohjelma toiminimelle ja pienyritykselle – näin valitset

Ensimmäinen lasku on lähetetty, kuitit alkavat kertyä ja pankkitilillä sekoittuvat yrityksen ja yksityiset tapahtumat. Missä kohtaa pelkkä kuittikansio ei riitä – ja mitä ohjelmalta silloin pitää vaatia?

Moni tekee valinnan myöhään. Ohjelma otetaan käyttöön vasta, kun maksujen seuranta alkaa hajota eri paikkoihin ja kirjanpitäjälle ei saada kaikkia tarvittavia tositteita. Siksi ohjelman valinta kannattaa tehdä sen mukaan, mitä käytännössä tapahtuu ja vertailemalla.

Velvollisuus on, ohjelmapakkoa ei

Toiminimiyrittäjä on kirjanpitovelvollinen: kaikki tulot, menot, varat ja velat on pystyttävä selvittämään luotettavasti. Työn voi tehdä paperilla, taulukossa tai tietokoneohjelmalla. Ohjelma maksaa itsensä takaisin viimeistään, kun jokin näistä on voimassa:

• Laskuja lähtee säännöllisesti tai haluat ammattimaisen ulkoasun
• Olet ALV-velvollinen
• Tositteita ja kuitteja kertyy kuukausittain useita
• Kirjanpitäjä tarvitsee aineiston sähköisenä ja ajantasaisena

Laskutusohjelma tai kirjanpito-ohjelma - vai molemmat?

Laskutusohjelmassa luodaan ja lähetetään laskut, seurataan maksujen saapuminen. Laskutuksesta saa alv-ilmoitukseen verollisen myynnin ja maksettavan veron. Sen lisäksi alv-ilmoitukseen tarvitaan verollisten ostojen rahamäärä ja vähennettävä vero. Avl-ilmoitusten tekoon tarvitaan sekä laskutus, ostolaskujen hallinta että kirjanpito.

Kirjanpito-ohjelma kattaa tapahtumien kirjaamisen, ALV-käsittelyn, raportit ja tilinpäätösaineiston – eli yrityksen taloustiedon varsinaisen perustan.

Yksinkertaistettuna: laskutusohjelma auttaa myymään ja seuraamaan saatavia, kirjanpito-ohjelma auttaa täyttämään lakisääteiset velvoitteet. Moni yrittäjä tarvitsee lopulta molempia, vaikka ei välttämättä aivan yritystoiminnan alussa. Tärkein kysymys ei olekaan "voiko tällä lähettää laskun", vaan "mitä tapahtuu laskun lähettämisen jälkeen": tulevatko suoritukset automaattisesti näkyviin, kohdistuvatko ne oikein ja päätyvätkö tiedot ilman käsityötä kirjanpitoon?

Milloin pelkkä laskutus riittää?

Pelkkä laskutusohjelma on toimiva ratkaisu, jos toiminta on pienimuotoista ja tilitoimisto tekee kirjanpidon kokonaan. Silloin tärkeintä on, että laskut syntyvät nopeasti, asiakastiedot pysyvät tallessa ja maksutilanne näkyy ilman erillistä Exceliä. Kevyeen alkuun sopii Tietosuunnan ilmainen ohjelmapaketti. Katso hintatarjoukset.

Raja tulee vastaan, kun ostolaskuja alkaa kertyä, ALV-ilmoitukset pitää tehdä itse tai pankkitapahtumat halutaan kohdistumaan laskuille automaattisesti. Silloin erillisten työkalujen väliin syntyy juuri sitä käsityötä, jota ohjelmalla piti välttää.

Aloita omasta laskutusmallistasi

Ennen vertailua arvioi yrityksesi toimitaa. Laskutatko tuntityötä, tuotteita, kuukausiveloituksia vai projekteja? Tarvitsetko toistuvaislaskutusta, viivästyskorkoja tai muistutuksia? Lähetätkö laskut pääasiassa yrityksille vai kuluttajille? Moni yritysasiakas ja koko julkinen sektori edellyttää verkkolaskua, jolloin tarvitset laskutusohjelman.

Usein kysyttyä