Vastauksia kysymyksiin - Kirjanpito-ohjelma
Miten merkitään kirjanpito -ohjelmassa tilikausi, joka poikkeaa kalenterivuodesta. Yrityksellämme tilikausi on 1.10.2012 - 30.9.2013.
Merkitse kohdassa 'Yhtiöt' / 'Yhtiön nimi ja tilikausitiedot esimerkiksi seuraavasti:

Tilikausi 2012

Tilik. raporteissa 20012-13

Tilik. alkupv 1.10.2012

Tilik.päättpv 30.9.2013

Kirjausvuosi 2013

Miten toimitaan, kun arvonlisäverokannat muuttuvat?
Uudessa versiossa arvonlisäveroprosentit voi muuttaa itse 'Tilinavaus ja tilimuutokset' -ikkunalla.

Laskutus -ohjelmassa sekä ostoreskontrassa voi tuotetietoihin muuttaa arvonlisäveroprosentit.

Esimerkki, 'Tilinavaus ja tilimuutokset' -ikkunalla tehtävä muutos:

Tili: 4000

Tilin nimi: OSTOT RUOKA

Alv ja tyvi: OSTOT2 Alennettu alv

Alv% : 13,00

Lisäsin pari uutta tiliä, mutta kun aioin kirjata uudelle tilille tapahtumia, kyseistä tiliä ei 'kirjaus' -ikkunalla löydy. Missä vika?
Tarkista, että sinulla on ruksattu 'Näytä kaikki tilit' kohdassa 'Kirjaus' / 'Sarakkeet'.
Onko Kirjanpito ohjelmassa mahdollista käyttää useampaa tositelajia, vai tuleeko kaikki kirjaukset juoksevasti. Esim. oma tositenumerosarja myynneille, ostoille ja muille kirjauksille? Jos on niin miten tämä tehdään.
Tositelajeja varten ei ole omia numerosarjoja, vaan käytettävissä on yksi tositenumerosarja. Eri tositelajit voi kirjata esim. järjestyksessä yksi kerrallaan (pankkitilin 1 tositteet, pankkitilin 2 tositteet, kassatositteet...), jolloin ne erottuvat päiväkirjassa tietyllä numerosarjalla. Yhden numerosarjan käyttö helpottaa kirjanpitoa, koska silloin ei tarvitse seurata eri tositenumerosarjoja. Kirjausohjelman vastatili, jolle tositteen loppusumma kirjataan automaattisesti on esim. pankkitili. Vastatili pysyy samana, kunnes se vaihdetaan eli tulee seuraava tositelaji (toinen pankkitili tai kassatili tms.).

Tietosuunta Kirjanpito-ohjelmassa on automaattinen tositelajiraportti, joka perustuu kirjaustiliin. Tositelajiraportti näyttää esim. pankkitilin tai kassatilin tositteiden kaikki viennit. Tämä vastaa tositelajikäsittelyä ilman että tositelajeja ja erillisiä tositenumerosarjoja käsitellään kirjausten yhteydessä.

Tositelajiraportissa kirjaukset ovat päiväjärjestyksessä tositelajin mukaan.

Siirtyykö tieto maksetusta ostolaskusta automaattisesti kirjanpitoon?
Valitse valikosta "Kirjaus ja tilit" kohta "Kirjaus". Kun kirjausikkuna avautuu, niin ohjelma valikko vaihtuu. Valitse kirjausohjelman valikosta "Toiminta" kohta "Kirjaus toisesta ohjelmasta"

Kirjausohjelma etsii ostoreskontrasta tiedot yhtiön nimen avulla. Tiedot löytyvät vain, jos yhtiönimet ostoreskontrassa ja kirjanpidossa ovat täsmälleen samat.

Jos laskut kirjataan ostoreskontrassa, niin laskut (=ostot) voidaan kirjata kirjanpitoon em. tavalla. Kun laskut maksetaan ostoreskontrassa, niin maksut (=ostoreskontrassa kirjatut maksut) voidaan kirjata kirjanpidossa em. tavalla.

Kirjaukset kirjanpitoon voidaan tehdä valittavilta aikaväleiltä eli normaali paras tapa on silloin kirjata ostot ja ostolaskujen maksut kuukausittain aina edelliseltä kuukaudelta.

Huom! Toiminta on mukana Pro Plus ja tilitoimistoversioissa.

Miten ohjelmiin tallennetuista tiedoista voi ottaa varmuuskopioinnin?
Ohjelman kohdassa Asetukset on kohta Varmistuskopiointi. Ohjeet varmistuskopiointiin ovat ko. varmuuskopiointi-ikkunalla.

Voit vaihtoehtoisesti varmistuskopioida tiedot resurssienhallintaohjelmalla tai muilla kopiointiohjelmilla.

Mistähän johtuu, kun valitsen tilin luettelosta klikkaamalla, tilin nimi tulee oikein ensimmäisen kerran mutta seuraavan tilin nimeksi tulee sama kuin edellinen valitsinpa tilin klikkaamalla luettelosta tai kirjoittamalla tilin numeron itse.
Kirjausohjelmassa on mahdollisuus kopioida edellisen rivin selite tositteen kaikkiin vienteihin. Toiminta asetetaan kohdassa Sarakkeet / "Hae selite aina edelliseltä riviltä" tai "Hae selitteeksi aina tilin nimi". Kun ko. asetus on valittu, niin siitä voidaan poiketa pikanäppäimellä, joka näkyy toimintavalikossa "Vaihda selitteeksi edellisen rivin selite - F7" ja "Vaihda selitteeksi tilin nimi - F8"
Miten kirjaan yhteisöhankinnat eli EU:n alueelta verottomana ostetut tavarat?
Seuraavassa esimerkkikirjaus. Yritys ostaa koneen 15 000 eurolla eli verottomana. Osto on ns. verollinen yhteisöhankinta.

Kirjanpidossa yhtiöllä on tili esim. '4010 Tavaraostot EU-maista', 'Alv ja tyvi' sarakkeessa on koodi 313 ja 'Alv%' sarakkeessa on 22 %, 12 % tai 8 %. (1.7.2010 alkaen 23 %, 13 % tai 9 %)

Kirjaus

Tilille '4010 Tavaraostot EU-maista' kirjataan debet 15000,00.

Tilille '2770 Alv-velka' kirjataan 'Vero EU-ostosta' kredit 3300,00. Vientiriville sarakkeelle tilitys merkitään 305.

Tilille '2770 Alv-velka' kirjataan 'Vähennettävä vero EU-ostosta' debet 3300,00. Vientiriville sarakkeelle tilitys merkitään 307.

Tilille '1910 Pankkitili' kirjataan 'EU-oston maksu pankkitililtä' kredit 15000,00.

Tosite yhteensä Debet 18300, Kredit 18300

Arvonlisäveron kuukausi-ilmoitukseen tulee:

- 15 000 kohtaan 313 Tavaraostot EU-maista,

- 3 300 kohtaan 305 Vero EU-tavaraostoista

- 3 300 kohtaan 307 Kohdekuukauden vähennettävä vero.

(Lisätietoa kirjanpidon käyttöohjeessa)

Miksi kirjanpito-ohjelma ilmoittaa minulle "kirjauspäiväkirjan vienneissä kirjausero - debet- kreditvientien summat eivät täsmää? - Koska kyllä täsmää enkä löydä mistään virhettä - Onko ehdotuksia?
Tulosta kohdasta 'Raportit'/'Päiväkirja' osa päiväkirjasta, esimerkiksi viimeiset tositteet päiväkirjan lopusta. Raportista näkee, missä tositteessa on kirjausero.
Haluaisin jatkossakin käyttää alv kirjausta yksitellen joka kuitin yhteydessä. Kait te jatkossa ylläpidätte senkin toiminnan?
Kyllä, tämä toiminto pidetään mukana ohjelmassa. Jos vientejä on paljon, niin suosittelemme kuitenkin huomattavasti nopeampaa kirjaustapaa, jossa viennit kirjataan verollisina bruttosummina ja kuukauden lopussa tehdään automaattinen alv-kirjaus. Kirjaustapaa voidaan molemmissa tapauksissa kutsua nettokirjaukseksi, koska kirjausten lopputuloksena osto- ja myyntitilien saldot näkyvät ilman arvonlisäveroa.
Olen kirjannut alv:a sisältävän konehankinnan taseeseen. Tilikauden lopussa tein poiston ja huomasin, että poistokirjaus vaikuttaa alv-laskelmaan. Miten tällainen vienti on tehtävä?
Voit kirjata verottoman viennin verolliselle osto- tai myyntitilille. Merkitse tällaiseen kirjausvientiin tilitys -sarakkeelle koodi 293. Ko. merkintä osoittaa alv-laskentaohjelmille, että kyseessä on vienti, jota ei käsitellä alv-laskelmassa. Kyseinen koodi ja sen selite näkyy kirjausohjelmassa tilitys-sarakkeella avautuvassa luettelossa.
Tiliote tositteeksi - Miksi ohjelma ei lue nordean verkkopankin tiliotemuotoa jonka tiedostonimi on xxx(pv.kk.vvvv).prn.

Ei edes avaa näytölle ko. tiedostoa...

Ohjelma lukee Suomen pankkiyhdistyksen kuvauksen mukaisen konekielisen tiliotteen. Se on tekstitiedosto, jossa rivit alkavat T -kirjaimella, esim. T00, T10... Tarkista, että kyse on tällaisesta tiedostosta avaamalla ko. tiedosto esim. muistio-ohjelmalla.

Tiedoston tunniste prn -viittaa siihen, että kyse on kirjoitinta varten muodostetusta tulostustiedostosta. Pankit toimittavat myös muita tiedostomuotoja, esim html, pdf, excel yms., joita voi tulostaa, mutta joita ohjelma ei lue. Niitä on turha kokeilla. Pankkiyhteysohjelmilla voi noutaa myös pankkiyhdistyksen kuvauksen mukaisia tiedostoja. Joissakin pankeissa on konekielisten tiedostojen siirtoja varten oltava merkintä tilin käyttösopimuksessa. Lisätietoja saat omasta pankista ja esim. pankkiyhdistyksen nettisivulta.

Miten voidaan yhtiökokouksen päätöksen mukaisesti käsitellä ja kirjata tilikauden tulos pois tililtä?
Tilikauden tulosta ei kirjata, vaan ohjelma laskee tilikauden voiton automaattisesti.

Tulos käsitellään ohjelmassa seuraavasti:

(1) Tilinpäätöstulosteessa tulos on automaattisesti näkyvissä tilikauden voittotilillä. Tilikauden voiton käsittely, osingonjako tai tuloksen siirto esimerkiksi edellisten vuosien tulostilille merkitään tasekirjaan, mutta tätä ei kirjata kirjanpidossa.

(2) Kun ohjelmassa avataan seuraavan vuoden tilit, niin tilikauden voitto siirtyy automaattisesti tilikauden tulostililtä edellisten tilikausien tulostilille. Tällöin tilinavauksessa tilikauden voittotilin avaussaldo on nolla ja edellisten tilikausien voittotilin saldo sisältää myös edellisen vuoden voiton tai tappion.

Miten siirrän laskutuksen tietoja kirjanpitoon?
Siirto tapahtuu kirjanpidon kirjausohjelmasta valikon kohdasta "Kirjaus toisesta ohjelmasta". Kirjausohjelma hakee myynti- tai ostolaskutuksesta samannimisen yhtiön kirjattavat tiedot valitulta ajalta. (Toiminto Pro Plus ja tilitoimistoversioissa)

Kirjausohjelma muodostaa siirtoaineistosta tositteen, jota voi täydentää ja tarvittaessa korjata.

Palkoista ei voi toistaiseksi tehdä ko. automaattisiirtoa kirjausohjelmasta.

Reskontrissa ja palkoissa oleva "Siirto muihin ohjelmiin" ei ole enää käytössä silloin kun siirretaan tietoja Tietosuunta -ohjelmien välillä. Ko. toiminnat ovat valikossa muihin ohjelmiin siirtoa varten.

Voiko budjettia tehdä kustannuspaikoittain?

Kyllä. Koko yhtiön tuloslaskelman budjettiluvut merkitään kohdassa 'Tilinavaus ja tilimuutokset'. Budjetti merkitään tuloslaskelman tileille sarakkeelle 'Avaussaldo'. Samassa sarakkeessa ovat taseen tilien osalta avaussaldot.

Kustannuspaikoittain budjettiluvut merkitään Kustannuslaskenta -valikossa kohdassa 'Talousarvio kust.paikoittain - ylläpito'.

Tilikausi vaihtui vuodenvaihteessa mutta tilinpäätöstä ei ole vielä edes aloitettu. Kuitenkin parin viikon kuluttua on aika kirjata jo tammikuun tositteita eli mikä on nyt toimintatapa?

Seuraavan vuoden avaus

Yhtiön / yhdistyksen tilit avataan yksitellen vain kerran. Seuraavina tilivuosina avaus tapahtuu automaattisesti. Muodosta uusi tilikausi kohdasta 'Kirjaus ja tilit' / 'Seuraavan vuoden avaus'. Tämä toiminta muodostaa automaattisesti uutta tilivuotta varten uuden tietokannan, siirtää tilinpäätöksen loppusaldot taseen tileiltä seuraavan vuoden avaussaldoksi sekä merkitsee tilikauden tuloksen edellisten tilikausien tulostilille. Samalla tilikausi vaihtuu ja voit aloittaa uuden tilikauden käsittelyn, raportoinnin ja kirjaukset.

Voit käsitellä eri tilivuosien tietoja erillisinä. Tarvittaessa voit palata takaisin edellisen vuoden käsittelyyn kohdasta 'Yhtiöt' / 'Tilikauden vaihto'. Jos teet seuraavan vuoden avauksen jälkeen muutoksia tai lisäyksiä edellisen vuoden kirjauksiin, niin merkitse uuden tilivuoden muuttuneet avaussaldot ja edellisen vuoden tiedot kohdassa 'Kirjaus ja tilit' / 'Tilinavaus ja tilimuutokset'.

Yhtiöiden tietokantojen ja tilivuosien tarkistus

Jos seuraavan vuoden avaus ei onnistu, niin tarkista kohdassa Yhtiöt / 'Yhtiötietojen ylläpito', että käsiteltävän yhtiön tilejä ei ole jo avattu tai että samalla yhtiönumerolla, mutta eri nimellä ei ole muodotetttu uutta yhtiötä.

'Yhtiötietojen ylläpito' ikkunalla näet kaikki kirjanpidon tietokannat. Jos kirjaat yhtiölle numero 01, niin ko. yhtiön titokannan nimi tilivuonna 2006 on KP012006.mdb. Jos Yhtiötietojen ylläpitoikkunalla näkyy tiedosto KP012007.mdb, niin et voi avata seuraavan vuoden tilejä. Jos ko. seuraavan vuoden tiedostona samalla yhtiönumerolla oleva tiedosto ei sisällä toisen yhtiön tietoja, niin voit poistaa tietokannan / tiedoston. Ota kuitenkin varmuuskopio aina ennen poistoa, koska tiedostoa ei voi tässä tehtävän poiston jälkeen enää palauttaa.

Mahdolliset eroavuudet tiedostonimessä ja tilikauden vuosiluvussa

Kirjanpito-ohjelma muodostaa tiedostonimet tilinavausvaiheessa tilivuoden mukaisina. Esimerkiksi tilikauden 2006, yhtiön 01 tietokannan nimi on KP012006.mdb.

Kirjanpitäjä on voinut muuttaa kirjanpito-ohjelman kohdassa 'Kirjaus ja tilit' / 'Kirjauskausi' kohtaan tilikausi esimerkiksi 2005 ja kohtaan Tilikausi raporteissa 2005-06. Tällöin tiedostonimenä on edelleen KP012006.mdb. Kun kirjanpitäjä avaa seuraavan vuoden tilit, muodostuu tiedosto KP012007.mdb, vaikka tilikauden "nimeksi" on merkitty 2006. Voit tunnistaa eri tilivuodet kohdassa 'Yhtiöt' / Yhtiötietojen ylläpito eri sarakkeissa olevista tiedoista. Esimerkiksi edellä olevassa tapauksessa sarakkeilla ovat seuraavat tiedot:

Tiedosto: KP012006.MDB

Tilikausi: 2005-06

Vuosi: 2005

Nro (yhtiön numero): 01

Yhtiön nimi: Liikeyritys Oy Ab

Edellisen vuoden tietojen siirto

Tilikauden vaihtuessa voit avata seuraavan vuoden tilit, vaikka tilinpäätös on kesken. Edellisen vuoden loppusaldot voit siirtää tilivuoden avaussaldoiksi ja edellisen vuoden saldoiksi erikseen sen jälkeen, kun tilinpäätös on valmistunut. Tee tietojen siirto tällöin joko manuaalisesti kohdassa 'Kirjaus ja tilit' / 'Tilinavaus ja tilimuutokset' tai automaattisesti kohdassa 'Kirjaus ja tilit' / 'Edellisen vuoden tietojen siirto'.

Aloitan kp-ohjelmaa kesken tilikauden. Miten on järkevä toimia, jotta tilinpäätöksen saa aikanaan tehtyä. Voiko tilien loppusummat syöttää joka kuukaudelle, vai tarvitseeko jokainen vienti viedä erikseen?
Voit kirjata alkuvuoden viennit kokonaissummina tai kuukausisummina:

1. Tallenna taseen alkusaldoksi tilivuoden alkusaldot. Tallenna tuloslaskelman tileille tarvittaessa budjettiluvut. Merkitse tilikauden ali/ylijäämätili nollaksi. Lisää edellisen tilikauden ali/ylijäämä esim. edellisen vuoden ali/ylijäämätilin saldoon.

2. Tee alkuvuoden tapahtumien kirjaus esim. yhtenä tositteena. Kirjaa alkuvuoden luvut debet -ja kredit vienteinä (summina) tileittäin taseen ja tuloslaskelman tileille. Debet ja kredit -vientien summat yhteensä alkuvuonna ovat yhtäsuuria ja ko. tosite menee tasan. Tuloslaskelman ali/ylijäämä näkyy automaattisesti raporteissa.

Kirjanpidon päiväkirja- ja pääkirjaraporteissa jää sarakkeen viimeinen desimaali pois ja rahamäärät näkyvät yhdessä desimaalilla. Käytämme Canon LBP-4U -tulostinta.
Raportti tulostuu yleensä oikein, mutta joitakin kirjoitinkohtaisia eroja on. Joissakin tapauksissa voi tulostimen asetuksissa laajentaa tulostusaluetta niin, että kaikki tiedot sopivat raportille. Raportti tulostuu oikein esim. Canon LBP-4 -tulostimella.

Korjaus: Asenna ohjauspaneelin "Tulostimet ja faksit" -kohdassa uusi tulostin ja valitse tulostimeksi Canon LBP-4. Kun tulostat LBP-4U tulostimelle LBP-4 ohjainta käyttäen, niin raportti tulostuu oikein.

Olen tehnyt kirjanpidon 2 kk:lta. Nyt pitäisi kirjata tammikuulta maksettu alv. Miten se tehdään? Olisiko kuun lopussa pitänyt jotenkin nollata ALV-saaminen ja -velkatilit ja siirtää erotus uudelle alv-tilille?? Vai pienennetäänkö maksun yhteydessä em tilejä?
Alv-maksun kirjaus: Ohjelmassa ei ole pakko käyttää erillistä alv-maksutiliä. Maksettu alv voidaan kirjata alv-velka ja saamistileiltä. Maksun kirjauksessa käytetään tyvi-koodia 299

Nollaus: Ohjelmassa ei tarvita eikä käytetä nollauksia, kuukauden päättämisiä, kuukausipäivityksiä tai vastaavia. Ohjelma ei edellytä mitään siirtoja tililtä toisellle, mutta tarvittaessa siirtokirjauksia voidaan tehdä.

Havainto : Ohjelma ei vertaa taseen D- ja K-summia, tase voi erottaa eikä ohjelma hälytä. Miksi?
Taseen summat / eroavuudet näkee suoraan taseen ja tuloslaskelman tulosteesta VASTAAVAA ja VASTATTAVAA loppusummien erona.
Montako yritystä moniyritys/tilitoimistoversiossa on mahdollista perustaa yhdelle tietokoneelle?
Yritysten määrää ei ole rajoitettu.
Entä miten esimerkiksi tasekirjan tekeminen, onnistuuko se ohjelmalla?
Tasekirjaa varten tulostuvat valmiina tase ja tuloslaskelma, jossa on mukana tilivuoden ja edellisen vuoden tiedot. Tämä taseen ja tuloslaskelman tuloste voidaan liittää sellaisenaan tasekirjaan.
Onhan kirjanpito-ohjelmassa alv-automatiikka?
On. Katso lisätietoja ohjelman käyttöohjeesta.
Kun valitsen "Tilivientien ja saldojen tarkistus" -kohdan, niin tarkistus näyttää alkavan, mutta toiminta keskeytyy ja tulee ilmoitus: "Kirjauspäiväkirjan vienneissä kirjausero. Debet- ja kreditvientien summat eivät täsmää. Virhe on selvitettävä ennen kirjanpidon jatkamista.". Mistä on kyse?
Tämä virhe johtuu siitä, että on tehty kirjaus tilikauden tulostilille. Tilikauden tulostilille ei saa tehdä kirjauksia, koska ohjelma laskee tämän tilin loppusaldon itse. Kirjaus tälle tilille aiheuttaa taseeseen vastaavansuuruisen eron, joka näkyy vastaavaa ja vastattavaa -pääryhmien erona. Korjaus: Virheellinen vienti on poistettava. Poisto tapahtuu esim oikaisukirjauksella eli uudella tositteella, jossa tehdään käänteiset viennit (debet/kredit päinvastoin).
Miniversiossa ei voi perustaa kustannuspaikkoja ja olen joitakin todellisia kirjauksia tehnyt ja todellisen tilinavauksen. Jos otamme tämän ohjelman, voinko jälkikäteen perustaa kustannuspaikat? Ne ilmeisesti käydään viemässä jokaiselle tositteelle jälkikäteen??
Kustannuspaikat voi perustaa jälkikäteen.

Miniversiossa voi tallentaa kirjausten yhteydessä kustannuspaikka -sarakkeelle kustannuspaikan numerot.

Jos kustannuspaikkoja on vähän, ne voi suunnitella jo tässä vaiheessa esim. yksi-, kaksi- tai kolminumeroisina (1, 2, 3, ..., 11,12,13,..., tai 101, 102,...). Numeroiden ei tarvitse olla peräkkäisiä, mutta niiden numerojärjestyksellä on merkitystä. Voit ryhmitellä kustannuspaikat vielä ryhmiin esim: 101,102, 103, 201,202, 301,302,303.

Kun kustannuspaikkojen numerot on valittu, niin kustannuspaikkanumeroita voi tallentaa kirjausohjelmassa kustannuspaikka-sarakkeelle. Kustannuspaikkamerkintä tulostuu päivä- ja pääkirjaan. (Kustannuspaikkalaskenta Pro Plus ja Tilitoimistoversioissa)

Onko kirjanpito-osiossa myös palkkojen sotutilitykset?
Kirjanpidosta voidaan lähettää kausiveroilmoituksella arvonlisäveron kuukausitilitys ja palkkojen/verojen kuukausitilitys (palkat, ennakonpidätykset ja sotu).
Pitääkö tilinavauksessa kirjoittaa jotain "Tiliryhmä *** tai **" kohtiin noiden tähtien tilalle, vai mitä ne merkitsevät?
Tiliryhmät osoittavat tiliryhmiä ja samalla summatasoja. Mitä enemmän tähtiä, sitä alemmalla tasolla ko. tiliryhmä on. Tiliryhmän yläpuolella on vielä taso "Pääryhmä", joka tarkoittaa VASTAAVAA, VASTATTAVAA ja TULOSLASKELMA -"tiliryhmiä" Tilinumerosarakkeessa pääryhmillä on yksinumeroinen tunnus.
Onnistuuko kp-ohjelmalla myös henkilöyhtiön tai oy:n kirjanpito?
Kp-ohjelmalla voi tehdä henkilöyhtiön kirjanpidon yksinkertaistetulla ammatinharjoittajan tilikartalla, joka on kirjanpidon toimituspaketissa mukana. Samoin toimituksen yhteydessä tulee valmiina liikeyrityksen, pienen liikeyrityksen, asunto oy:n ja yhdistyksen tilikartat.