Palkanlaskentaohjelman käyttöönotto

Ohjelmaan on tallennettu palkkaa maksavan esimerkkiyhtiön tiedot, yhden palkansaajan tiedot, palkkalajit ja yksi palkka.


Yhtiötietojen ylläpito 'Yhtiötietojen ylläpito'-ikkunalla tallennat palkkoja maksavan yrityksen tiedot. Kun aloitat ohjelman käytön, voit kirjoittaa oman yrityksesi tiedot esimerkkitietojen tilalle.
Palkansaajatietojen ylläpito Voit tallentaa ensimmäisen oman palkansaajan tiedot esimerkkipalkansaajan tietojen tilalle. Tiedot tallentuvat automaattisesti, kun suljet ikkunan, painat 'Uusi' -painiketta tai siirryt toiseen palkansaajatietoon. Tallenna muiden palkansaajien tiedot painamalla ensin 'Uusi' -painiketta.
Palkkalajien ylläpito Ohjelmassa on valmiina palkkalajimäärittely, jossa ovat palkkalajit välillä 1 - 99. Osa palkkalajeista on tyhjinä ja osa on nimetty ja määritelty valmiiksi.

Valmiita palkkalajeja ei voi poistaa tavanomaisen poistotoiminnan avulla, eikä palkkalajeja voi lisätä lisäystoiminnalla. Sen sijaan voit poistaa palkkalajin käytöstä tyhjentämällä palkkalajin nimen sekä laskentatapa- ja verollisuus -kohdat.

Palkkalajia voit käyttää laskennassa, kun sen nimi, laskentatapa ja verollisuus on määritelty. Voit lisätä palkkalajeja merkitsemällä vapaalle palkkalajille nimen, laskentatavan ja verollisuuden. Käytä verollisuuden määrittelyssä seuraavaa valmista ryhmittelyä.
Palkkalajien numerot Palkkalajiryhmä
01 - 29 Verolliset palkat
30 - 49 Verottomat korvaukset
50 - 59 Nettopalkasta pidätettävät erät
60 - 79 Ei määritelty
80 - 89 Luontoisedut
90 - 99 Ei määritelty
Palkanmaksun aloitus Tallenna palkkakauden ja maksupäivän tiedot kohdassa 'Laskenta' / 'Palkanmaksun aloitus'. Muuta tällä ikkunalla näkyvät tiedot ennen kuin aloitat palkanlaskennan.
Palkkatietojen ylläpito ja laskenta Palkkojen laskentaikkunalla näkyy esimerkkipalkka. Omien palkkojen tallennuksen voit aloittaa kirjoittamalla ensimmäisen palkan tiedot esimerkkipalkan tilalle. Palkkaerittelyn voit tulostaa painamalla tallennusikkunan yläosan esikatselupainiketta tai tulostuspainiketta. Tallenna lisää palkkoja painamalla 'Uusi' -painiketta.

PALKKOJEN LASKENTA VAIHEITTAIN

1. Tallenna perustiedot

Tallenna yrityksen perustiedot kohdassa 'Perustiedot' / 'Yhtiötietojen ylläpito'.


Tallenna palkansaajien henkilötiedot kohdassa 'Perustiedot' / 'Palkansaajatietojen ylläpito'.


Tulosta palkkalajiluettelo kohdasta 'Perustietoraportit' / 'Palkkalajien tulostus'


Tarkista ja muokkaa palkkalajit oman yrityksen tarpeen mukaiseksi kohdasta 'Perustiedot' / 'Palkkalajien ylläpito'. Muuta samalla palkkalajeissa olevat yksikköhintatiedot voimassaolevien tietojen mukaisiksi.


Jos lähetät palkat maksettavaksi pankkiohjelmalla tarkista tiedonsiirron määrittelyt. Merkitse tällöin kohdassa 'Tiedonsiirto' / 'Maksuaineiston luonti (LMP)' tai 'Maksuaineiston luonti (TSA)' kansio ja tiedostonimi, josta pankkiohjelma lukee maksuaineiston. Tarkista vastaava tiedostopolku ja tiedostonimi pankkiohjelmassa.

2. Tallenna palkkakauden tiedot

Tallenna palkkakauden ja maksupäivän tiedot kohdassa 'Laskenta' / 'Palkanmaksun aloitus'

3. Laske palkat

Suorita palkkojen laskenta kohdassa 'Laskenta' / 'Palkkatietojen ylläpito ja laskenta'.


Tulosta palkanmaksuluettelo, palkkaerittelyt palkansaajille ja muut maksukohtaiset tiedot valikosta 'Maksuraportit ja tilitykset'.

4. Maksa palkat

Lähetä palkat maksettavaksi pankkiohjelman avulla muodostamalla konekielinen maksuaineisto kohdassa 'Tiedonsiirto' / 'Maksuaineiston luonti'. Kun olet muodostanut maksuaineiston, avaa pankkiohjelma ja lähetä aineisto maksettavaksi. Voit maksaa palkat myös tallentamalla maksut palkkaohjelman maksuluettelosta manuaalisesti pankkiohjelmassa.

LASKENTA SEURAAVILLA PALKANMAKSUKERROILLA (SEURAAVA MAKSUPÄIVÄ)

1. Tarkista palkansaajien tiedot ja lisää uudet palkansaajat

2. Tallenna palkkakauden tiedot kohdassa 'Laskenta' / 'Palkanmaksun aloitus'

3. Laske palkat kohdassa 'Laskenta' / 'Palkkatietojen ylläpito ja laskenta' ja tulosta palkkatiedot.

4. Maksa palkat

TOIMENPITEET KUUKAUSITTAIN

Tulosta kuukausittain ennakonpidätys ja sotu tilitys sekä maksupäivittäin tai kuukausittain tilierittely kirjanpitoon. Pk-yrityksessä palkat voidaan usein viedä kirjanpitoon myös ilman tilierittelyä palkkaerittelyn loppuun tulostuvista palkkaerien summista.


Tallenna työnantajasuoritusten kuukausi-ilmoitus kohdassa 'Tiedonsiirto' / 'Työnantajasuoritukset (tyvi)' ja lähetä ilmoitus internet-selaimen avulla verottajalle. Voit lähettää kuukausi-ilmoituksen myös lomakkeella tai manuaalisesti internet-selaimen avulla.

TOIMENPITEET VUOSITTAIN

Tulosta vuositason raportit, esimerkiksi palkkakortit ja vuosi-ilmoitus. Huom: Voit tulostaa palkkakortit milloin tahansa kalenterivuoden aikana, esimerkiksi neljännesvuosittain tai kuukausittain palkkakirjanpitoon.


Tallenna vuosi-ilmoitus kohdassa 'Tiedonsiirto' / 'Vuosi-ilmoitus (tyvi)' ja lähetä ilmoitus internet-selaimen avulla verottajalle. Voit lähettää vuosi-ilmoituksen myös manuaalisesti internet-selaimen avulla.


Kun aloitat seuraavan vuoden palkanlaskentaa, muuta kohdassa 'Perustiedot' / 'Yhtiötietojen ylläpito' vuosiluku. Tämän jälkeen palkkojen laskentaikkunassa näkyvät vain ko. vuoden ja sitä seuraavien vuosien tiedot. Jos haluat selata edellisen vuoden palkkoja laskentaikkunassa, niin vaihda tarvittaessa ko. vuosiluku. Vuosiluku ei estä tai rajoita palkkatietojen tulostusta eli voit vapaasti tulostaa esimerkiksi palkkatodistukset edellisiltä vuosilta.

ALOITUS KALENTERIVUODEN AIKANA

Tallenna perustiedot samalla tavalla kuin kohdassa "Ohjelmiston käyttöönotto" on esitetty.


Voit aloittaa ohjelman käytön tallentamalla ensin alkuvuoden tiedot ja sen jälkeen siirtymällä normaaliin laskentaan.


Voit aloittaa ohjelman käytön myös siirtymällä suoraan normaaliin laskentaan ja tallentamalla alkuvuoden palkat myöhemmin. Tällöin, koska alkuvuoden palkkoja ei vielä ole tallennettu, verolaskenta ei pysty ottamaan huomioon aikaisempia palkkoja ja veroja. Ennakonpidätys on sen takia aina tarkistettava ja tarvittaessa korjattava tallennuksen jälkeen suoraan kohtaan 'Ennakonpidätys'.


Voit tallentaa alkuvuoden palkat alkuperäisinä tai kokonaissummina.

Vaihtoehto 1: Alkuvuoden palkkatiedot tallennetaan alkuperäisinä.

Tallenna alkuvuoden palkat samalla tavalla kuin olisit tallentamassa uusia palkkoja eli tallenna aina ensin maksupäivää koskevat tiedot kohdassa 'Laskenta' / 'Palkanmaksun aloitus' ja tallenna sen jälkeen jokainen kyseisen maksupäivän palkka erikseen kohdassa 'Laskenta' / 'Palkkatietojen ylläpito ja laskenta'.


Kiinnitä aikaisempia palkkoja tallennettaessa huomiota seuraaviin asioihin: Kun tallennat entisiä palkkoja, ennakonpidätys sekä palkansaajan eläke- ja työttömyysvakuutusmaksut eivät tule automaattisesti samalla tavalla kuin jo maksetuissa palkoissa. Tarkista sen vuoksi aina palkkatietojen tallennuksen jälkeen ennakonpidätys sekä tel- ja työttömyysvakuutusmaksut ja muuta ne vastaamaan todellisia maksettujen palkkojen tietoja.


Verolaskentaan vaikuttaa myös se, muutatko palkansaajan tiedoissa verotiedot ja verolaskennan alkamiskuukauden vastaamaan kullakin hetkellä voimassa ollutta tilannetta.

Vaihtoehto 2: Alkuvuoden palkkatiedot tallennetaan kokonaissummina

Voit tallentaa vuoden alun palkat myös palkkalajeittain laskettuina kokonaissummina. Merkitse tässä tapauksessa kohdassa 'Palkanmaksun aloitus' maksupäiväksi esimerkiksi ajanjakson viimeisimän kuukauden viimeinen päivä. Tarkista ja muuta tällöin ennakonpidätys sekä palkansaajan eläke- ja työttömyysvakuutusmaksut vastaamaan todellisia maksettujen palkkojen tietoja.


Ota huomioon se, että kumulatiivista laskentaa käytettäessä ja kiinteiden portaikkoverokorttien tapauksissa verolaskenta ei pysty ottamaan huomioon verolaskennan alkamiskuukautta oikein niiltä palkansaajilta, joiden verokortti on muuttunut alkuvuoden aikana. Näiden palkansaajien tulorajan ylitys ja lisäprosentin käyttö on koko vuoden ajan tarkistettava erikseen.


Vaihtoehtojen vertailu
Vaihtoehdossa 1:
- Tallennuksen jälkeen on jokaisen alkuvuoden palkan ennakonpidätys korjattava maksetun palkan mukaiseksi
- Tallennukseen voi mennä huomattavasti enemmän aikaa.
- Uusia palkkoja tallennettaessa verotiedot ovat ajan tasalla ja ennakonpidätysten laskenta toimii oikein.


Vaihtoehdossa 2:
- Tallennus on nopeampaa
- Loppuvuoden aikana on seurattava manuaalisesti tulorajojen ylitystä niillä palkansaajilla, joilla käytetään kumulatiivista tai kiinteää tulorajaa